Proč může být vytvoření písemné dohody pro kouče dobrou časovou investicí pro profesionální průběh následné spolupráce? A jaké další přínosy má tato dohoda v trojstranné spolupráci?
V tomto článku se pokusím zodpovědět tyto otázky a budu s vámi sdílet své postřehy z praxe tvorby a naplňování dohody o koučinku, a to se zaměřením na spolupráci s přítomností třetí strany v roli zadavatele. Zadavatelem je zde zástupce firmy nebo nadřízený manažer, který financuje koučink pro svého klíčového zaměstnance. Článek popisuje mé zkušenosti, kdy vzniká dohoda v písemné podobě.
Velmi strukturovaný a pro praxi inspirativní pohled na institut dohody přináší Douglas K. Silsbee v knize Všímavý kouč. V kapitole Dát sebe sama do služby druhým (Silsbee, D. K., 2012, str. 54-55) popisuje:
„Služba je to, co napomáhá koučinku, aby dobře fungoval. Je nastartována oboustrannou dohodou mezi koučem a klientem o charakteristikách jejich vztahu, včetně uspořádání schůzek, vzájemných povinností, plateb, závazků ke třetím stranám a jiných otázek. V prvé řadě musí být kouč schopen respektovat a podporovat výsledky, za kterými klient jde. Partnerský vztah mezi koučem a klientem musí být strukturovaný jako oboustranně výhodný, takže obě strany cítí, že jsou naplňovány jejich základní potřeby. To osvobozuje kouče od jeho vlastních obav a umožňuje mu dát se naplno do služby druhému.“
Silsbee v každém případě doporučuje, aby dohoda měla písemnou podobu.
Zdánlivě odvážné, dle mého názoru však velmi užitečné a v praxi ověřené stanovisko zaujímá Silsbee, když píše o angažování třetí strany (Silsbee, D. K., 2012, str. 49):
„Jestliže například koučuji manažera v organizaci, vždy mi jako lakmusový papírek slouží stanovisko nadřízené osoby na otázku, zda by považovala koučování za dobrou investici v případě, že by koučovaná osoba opustila tuto organizaci jako důsledek mého koučinku.“
Jak tedy na koučovací kontrakt v praxi?
Jednou z možností by mohl být dále představený postup, který využívám ve své praxi při spolupráci s třetí stranou.
Krok 1. – Předběžné sjednání zakázky se zadavatelem
Již ve fázi předběžného sjednání zakázky a předložení nabídky zadavateli seznamuji třetí stranu s některými náležitostmi budoucí dohody. Jsou to především tyto:
- Popis a role zúčastněných stran – Sponzor, Zaměstnanec (potenciální Koučovaný) a Kouč
- Seznámení se základními principy koučinku
- Návrh struktury koučinku – počet rozhovorů s koučem, počet trojstranných schůzek (triád), vymezení termínu
- Informace o tom, že spolupráce je zahájena společnou schůzkou všech zúčastněných stran (Sponzor, Zaměstnanec, Kouč), jejímž cílem je upřesnit a dohodnout se na očekávaných výsledcích procesu. V případě, že Sponzor stanoví očekávaný výsledek, budou na této schůzce upřesněna konkrétní očekávání a forma zpětné vazby a vyhodnocení.
- Vysvětlení klíčové role důvěry a zachování důvěrnosti pro efektivitu koučování
- Svobodná volba klienta kdykoliv koučink ukončit bez udání důvodu
- Technická pravidla (rušení termínů, vyloučení vyrušení atd.)
- Otázky pro Sponzora a Zaměstnance – k zodpovězení před první triádou
- Cenová nabídka
Krok 2. – Vstupní schůzka zúčastněných stran, čili první triáda
Vstupní schůzky se účastní všechny tři strany, tj.
- Sponzor (zástupce firmy – zadavatel koučinku)
- Zaměstnanec (potenciální koučovaný)
- Kouč
Před triádou je vhodné vyzvat třetí stranu, aby proběhla interní diskuse o aktuálním pracovním výkonu zaměstnance a jeho motivaci, a to včetně rozhovoru mezi zaměstnancem samotným a jeho přímým nadřízeným. Takto je možné vnést aktuální pracovní výkon, jeho případné výzvy a úroveň motivace (případně demotivace) zaměstnance již do vstupní triády. Tento postup snižuje riziko, že do koučinku vstoupí zaměstnanec již tak demotivovaný, že proces uvědomování a získávání sebedůvěry k jednání v procesu koučinku povede již jen k odchodu zaměstnance z firmy.
V případě trojstranné spolupráce je tak možné pomocí formalizace postupu dohody snížit riziko střetu zájmů, které by stavělo kouče do nelehké situace, ač stále profesionálně řešitelné.
V rámci seznámení se základními principy koučinku Sponzora upozorňuji na možnost vývoje koučovacího procesu, který by mohl vést i k výsledku v podobě odchodu zaměstnance z firmy.
Přípravě na vstupní triádu je dobré věnovat pozornost a odpovědi na předem poskytnuté otázky prodiskutovat se zadavatelem předem samostatně, aby nedošlo k nedorozumění nebo nechtěným váháním za přítomnosti Zaměstnance.
Cílem samotné vstupní triády je dohodnout jednotlivá ustanovení kontraktu, a to zejména:
- Formu poskytované služby – koučink, případně dohodnutá specifika
- Délku sezení, frekvenci, počet sezení, průběžné a závěrečné vyhodnocení
- Očekávané výsledky koučinku a způsoby vyhodnocení – tento bod je přirozeně ústředním tématem kontraktu
- Zachování důvěrnosti a mlčenlivosti
- Technická pravidla
Na konci vstupní triády žádám Sponzora i Zaměstnance o potvrzení, že jsou srozuměni s dohodnutými body. Pokud Sponzor potvrdí zakázku, zavazuji se poskytnout sjednaná ustanovení v písemné podobě.
Krok 3. – První koučovací sezení
Po skončení prvního koučovacího sezení žádám Zaměstnance o potvrzení zájmu o koučink se mnou. V případě kladné odpovědi vstupuje můj klient do role Koučovaného.
Krok 4. – Dohoda zúčastněných stran a potvrzení zakázky
Dohodu poskytuji Sponzorovi i Koučovanému v písemné podobě. V této chvíli považuji spolupráci za zahájenou a přebírám odpovědnost za konzistentní směřování k plnění dohodnutých ustanovení v průběhu celé spolupráce.
Krok 5. – Triáda v průběhu koučování
Obvykle nabízím klientovi celkem 5 koučovacích sezení, přičemž po 3. sezení následuje 2. triáda s účelem průběžného vyhodnocení plnění stanovených cílů, a také pro možnost zapracování aktuálních změn či priorit.
Již na vstupní schůzce upozorňuji Sponzora, že zahájením koučovacího vztahu jsem plně ve službě zájmů Koučovaného, a proto veškeré informace o koučinku a Koučovaném, které Sponzorovi sdělím, budou odsouhlaseny Koučovaným a proneseny za jeho přítomnosti.
S odkazem na výše uvedené tedy s Koučovaným před průběžnou triádou jednám o tom, jaké informace a jakým způsobem budou Sponzorovi na průběžné triádě sděleny.
Moje zkušenost s touto průběžnou triádou je velmi dobrá. Zejména chci zmínit pozitivní vliv na dynamiku a efektivitu následujících rozhovorů s Koučovaným. Neméně kladný je vliv na motivaci klienta a zvýšení důvěry a loajality ke Sponzorovi.
Krok 6. – Závěrečná triáda, vyhodnocení splnění cílů sjednaných v Dohodě
Ve všech trojstranných schůzkách (kromě úvodního setkání), především pak v této závěrečné triádě, je klíčová část reflektování míry dosažených výsledků. Má zkušenost je, že je velmi užitečné využívat v triádách koučovací přístup v maximální možné míře, stejně jako při práci s Koučovaným.
Za velmi užitečnou pro průběžné měření a vyhodnocování dohodnutých výsledků považuji metodu škály a její aplikace, např. kolo rovnováhy. Tyto nástroje umožňují kouči objektivně měřit stavy plnění, posuny i výsledky dohodnutých cílů a ve vizuálně srozumitelné formě je předkládat klientovi a sponzorovi. Dále představují způsob, jak přehledným způsobem poskytnout stranám náhled pro možnosti směřování následující spolupráce.
Závěr
Pokud se spoluprací s klientem podaří dosáhnout, nebo alespoň částečně se přiblížit k cílům sjednaným v kontraktu, je závěrečná triáda pro všechny zúčastněné pomyslnou „třešničkou na dortu“.
V praxi nastávají situace různé. Věřím, že použití formálních kroků může kouči pomoci obhájit jeho profesionalitu, a zejména to, že s klientem po celou dobu spolupráce konzistentně směřoval k plnění závazků kontraktu.
Tento článek má za cíl přiblížit téma tvorby dohody v profesionálním koučinkovém vztahu a poskytnout soubor užitečných informací a doporučení pro koučovací praxi. Doufám, že se těchto cílů podařilo prostřednictvím poskytnutého textu alespoň částečně dosáhnout, a že někteří z kolegů v oblasti koučinku najdou pro některé tipy využití ve své praxi, k čemuž tímto dávám svůj výslovný souhlas.
Aktuální články od: Petra Svobodníková (více)
- Jak na dohodu v koučinku při práci se zadavatelem - 12. 4. 2017
