Jak na dohodu v koučinku při práci se zadavatelem

contract photoProč může být vytvoření písemné dohody pro kouče dobrou časovou investicí pro profesionální průběh následné spolupráce? A jaké další přínosy má tato dohoda v trojstranné spolupráci?

V tomto článku se pokusím zodpovědět tyto otázky a budu s vámi sdílet své postřehy z praxe tvorby a naplňování dohody o koučinku, a to se zaměřením na spolupráci s přítomností třetí strany v roli zadavatele. Zadavatelem je zde zástupce firmy nebo nadřízený manažer, který financuje koučink pro svého klíčového zaměstnance. Článek popisuje mé zkušenosti, kdy vzniká dohoda v písemné podobě.

Velmi strukturovaný a pro praxi inspirativní pohled na institut dohody přináší Douglas K. Silsbee v knize Všímavý kouč. V kapitole Dát sebe sama do služby druhým (Silsbee, D. K., 2012, str. 54-55) popisuje:

„Služba je to, co napomáhá koučinku, aby dobře fungoval. Je nastartována oboustrannou dohodou mezi koučem a klientem o charakteristikách jejich vztahu, včetně uspořádání schůzek, vzájemných povinností, plateb, závazků ke třetím stranám a jiných otázek. V prvé řadě musí být kouč schopen respektovat a podporovat výsledky, za kterými klient jde. Partnerský vztah mezi koučem a klientem musí být strukturovaný jako oboustranně výhodný, takže obě strany cítí, že jsou naplňovány jejich základní potřeby. To osvobozuje kouče od jeho vlastních obav a umožňuje mu dát se naplno do služby druhému.“

Silsbee v každém případě doporučuje, aby dohoda měla písemnou podobu.

Zdánlivě odvážné, dle mého názoru však velmi užitečné a v praxi ověřené stanovisko zaujímá Silsbee, když píše o angažování třetí strany (Silsbee, D. K., 2012, str. 49):

„Jestliže například koučuji manažera v organizaci, vždy mi jako lakmusový papírek slouží stanovisko nadřízené osoby na otázku, zda by považovala koučování za dobrou investici v případě, že by koučovaná osoba opustila tuto organizaci jako důsledek mého koučinku.“

Jak tedy na koučovací kontrakt v praxi?

Jednou z možností by mohl být dále představený postup, který využívám ve své praxi při spolupráci s třetí stranou.

Krok 1. – Předběžné sjednání zakázky se zadavatelem

Již ve fázi předběžného sjednání zakázky a předložení nabídky zadavateli seznamuji třetí stranu s některými náležitostmi budoucí dohody. Jsou to především tyto:

  • Popis a role zúčastněných stran – Sponzor, Zaměstnanec (potenciální Koučovaný) a Kouč
  • Seznámení se základními principy koučinku
  • Návrh struktury koučinku – počet rozhovorů s koučem, počet trojstranných schůzek (triád), vymezení termínu
  • Informace o tom, že spolupráce je zahájena společnou schůzkou všech zúčastněných stran (Sponzor, Zaměstnanec, Kouč), jejímž cílem je upřesnit a dohodnout se na očekávaných výsledcích procesu. V případě, že Sponzor stanoví očekávaný výsledek, budou na této schůzce upřesněna konkrétní očekávání a forma zpětné vazby a vyhodnocení.
  • Vysvětlení klíčové role důvěry a zachování důvěrnosti pro efektivitu koučování
  • Svobodná volba klienta kdykoliv koučink ukončit bez udání důvodu
  • Technická pravidla (rušení termínů, vyloučení vyrušení atd.)
  • Otázky pro Sponzora a Zaměstnance – k zodpovězení před první triádou
  • Cenová nabídka

Krok 2. – Vstupní schůzka zúčastněných stran, čili první triáda

Vstupní schůzky se účastní všechny tři strany, tj.

  • Sponzor (zástupce firmy – zadavatel koučinku)
  • Zaměstnanec (potenciální koučovaný)
  • Kouč

Před triádou je vhodné vyzvat třetí stranu, aby proběhla interní diskuse o aktuálním pracovním výkonu zaměstnance a jeho motivaci, a to včetně rozhovoru mezi zaměstnancem samotným a jeho přímým nadřízeným. Takto je možné vnést aktuální pracovní výkon, jeho případné výzvy a úroveň motivace (případně demotivace) zaměstnance již do vstupní triády. Tento postup snižuje riziko, že do koučinku vstoupí zaměstnanec již tak demotivovaný, že proces uvědomování a získávání sebedůvěry k jednání v procesu koučinku povede již jen k odchodu zaměstnance z firmy.

V případě trojstranné spolupráce je tak možné pomocí formalizace postupu dohody snížit riziko střetu zájmů, které by stavělo kouče do nelehké situace, ač stále profesionálně řešitelné.

V rámci seznámení se základními principy koučinku Sponzora upozorňuji na možnost vývoje koučovacího procesu, který by mohl vést i k výsledku v podobě odchodu zaměstnance z firmy.

Přípravě na vstupní triádu je dobré věnovat pozornost a odpovědi na předem poskytnuté otázky prodiskutovat se zadavatelem předem samostatně, aby nedošlo k nedorozumění nebo nechtěným váháním za přítomnosti Zaměstnance.

Cílem samotné vstupní triády je dohodnout jednotlivá ustanovení kontraktu, a to zejména:

  • Formu poskytované služby – koučink, případně dohodnutá specifika
  • Délku sezení, frekvenci, počet sezení, průběžné a závěrečné vyhodnocení
  • Očekávané výsledky koučinku a způsoby vyhodnocení – tento bod je přirozeně ústředním tématem kontraktu
  • Zachování důvěrnosti a mlčenlivosti
  • Technická pravidla

Na konci vstupní triády žádám Sponzora i Zaměstnance o potvrzení, že jsou srozuměni s dohodnutými body.  Pokud Sponzor potvrdí zakázku, zavazuji se poskytnout sjednaná ustanovení v písemné podobě.

Krok 3. – První koučovací sezení

Po skončení prvního koučovacího sezení žádám Zaměstnance o potvrzení zájmu o koučink se mnou. V případě kladné odpovědi vstupuje můj klient do role Koučovaného.

Krok 4. – Dohoda zúčastněných stran a potvrzení zakázky

Dohodu poskytuji Sponzorovi i Koučovanému v písemné podobě. V této chvíli považuji spolupráci za zahájenou a přebírám odpovědnost za konzistentní směřování k plnění dohodnutých ustanovení v průběhu celé spolupráce.

Krok 5. – Triáda v průběhu koučování

Obvykle nabízím klientovi celkem 5 koučovacích sezení, přičemž po 3. sezení následuje 2. triáda s účelem průběžného vyhodnocení plnění stanovených cílů, a také pro možnost zapracování aktuálních změn či priorit.

Již na vstupní schůzce upozorňuji Sponzora, že zahájením koučovacího vztahu jsem plně ve službě zájmů Koučovaného, a proto veškeré informace o koučinku a Koučovaném, které Sponzorovi sdělím, budou odsouhlaseny Koučovaným a proneseny za jeho přítomnosti.

S odkazem na výše uvedené tedy s Koučovaným před průběžnou triádou jednám o tom, jaké informace a jakým způsobem budou Sponzorovi na průběžné triádě sděleny.

Moje zkušenost s touto průběžnou triádou je velmi dobrá. Zejména chci zmínit pozitivní vliv na dynamiku a efektivitu následujících rozhovorů s Koučovaným. Neméně kladný je vliv na motivaci klienta a zvýšení důvěry a loajality ke Sponzorovi.

Krok 6. – Závěrečná triáda, vyhodnocení splnění cílů sjednaných v Dohodě

Ve všech trojstranných schůzkách (kromě úvodního setkání),  především pak v této závěrečné triádě, je klíčová část reflektování míry dosažených výsledků. Má zkušenost je, že je velmi užitečné využívat v triádách koučovací přístup v maximální možné míře, stejně jako při práci s Koučovaným.

Za velmi užitečnou pro průběžné měření a vyhodnocování dohodnutých výsledků považuji metodu škály a její aplikace, např. kolo rovnováhy. Tyto nástroje umožňují kouči objektivně měřit stavy plnění, posuny i výsledky dohodnutých cílů a ve vizuálně srozumitelné formě je předkládat klientovi a sponzorovi. Dále představují způsob, jak přehledným způsobem poskytnout stranám náhled pro možnosti směřování následující spolupráce.

Závěr

Pokud se spoluprací s klientem podaří dosáhnout, nebo alespoň částečně se přiblížit k cílům sjednaným v kontraktu, je závěrečná triáda pro všechny zúčastněné pomyslnou „třešničkou na dortu“.

V praxi nastávají situace různé. Věřím, že použití formálních kroků může kouči pomoci obhájit jeho profesionalitu, a zejména to, že s klientem po celou dobu spolupráce konzistentně směřoval k plnění závazků kontraktu.

Tento článek má za cíl přiblížit téma tvorby dohody v profesionálním koučinkovém vztahu a poskytnout soubor užitečných informací a doporučení pro koučovací praxi. Doufám, že se těchto cílů podařilo prostřednictvím poskytnutého textu alespoň částečně dosáhnout, a že někteří z kolegů v oblasti koučinku najdou pro některé tipy využití ve své praxi, k čemuž tímto dávám svůj výslovný souhlas.

The following two tabs change content below.
Petra Svobodníková

Aktuální články od: Petra Svobodníková (více)

Mohlo by se vám líbit...